Zusammenfassung: Dieser Leitfaden zeigt Restaurantbetreibern, Hoteliers und Caterern, welche Nachweise zur Lebensmittelsicherheit sie von Großhändlern einfordern müssen - von HACCP-Dokumentation über Temperaturprotokolle bis zu Rückrufverfahren. Konkrete Checklisten erleichtern die Lieferantenauswahl und minimieren Haftungsrisiken.

Warum Lebensmittelsicherheit beim Großhandel entscheidend ist

Als Gastronomiebetreiber haften Sie für die Lebensmittelsicherheit der an Ihre Gäste ausgegebenen Speisen - auch wenn Kontaminationen bereits beim Lieferanten entstanden sind. Die Wahl eines Großhändlers mit lückenloser HACCP-Dokumentation, funktionierender Kühlkette und verlässlichen Rückrufprozessen ist keine Formsache, sondern schützt Ihre Gäste, Ihren Ruf und Ihr Unternehmen vor Haftungsrisiken.

Dieser Artikel erklärt, welche konkreten Nachweise und Zertifikate Sie bei der Lieferantenauswahl prüfen sollten und wie Sie die Qualität der Lebensmittelsicherheitsstandards eines Großhändlers bewerten.

HACCP-Grundlagen: Was Großhändler nachweisen müssen

Rechtliche Anforderungen

Nach der EU-Verordnung 852/2004 ist jeder Lebensmittelunternehmer - einschließlich Großhändler - verpflichtet, ein HACCP-basiertes Eigenkontrollsystem zu betreiben. HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) bedeutet:

Gefahrenanalyse: Identifikation aller biologischen, chemischen und physikalischen Risiken entlang der Lieferkette
Kritische Kontrollpunkte (CCPs): Festlegung von Punkten, an denen Gefahren verhindert, eliminiert oder auf akzeptable Werte reduziert werden
Überwachung: Kontinuierliche Kontrolle der CCPs mit dokumentierten Grenzwerten
Korrekturmaßnahmen: Festgelegte Verfahren bei Abweichungen
Dokumentation: Lückenlose Aufzeichnung aller Kontrollen und Maßnahmen

Was Sie vom Großhändler einfordern sollten

Bei der Lieferantenauswahl sollten Sie folgende HACCP-Dokumentationen anfordern:

Pflicht-Nachweise:

Aktuelles HACCP-Konzept (nicht älter als 12 Monate)
Liste der identifizierten kritischen Kontrollpunkte
Überwachungsprotokolle der letzten 3 Monate
Nachweis interner Audits (mindestens jährlich)
Schulungsnachweise für Mitarbeiter (Infektionsschutzbelehrung nach § 43 IfSG, HACCP-Schulungen)

Zusätzlich empfehlenswert:

Externe Auditberichte (IFS, BRC oder vergleichbar)
Zertifikate akkreditierter Stellen
Dokumentation von Korrekturmaßnahmen bei vergangenen Abweichungen

Ein seriöser Großhändler wird diese Unterlagen zeitnah bereitstellen. Zögern oder unvollständige Dokumentation sind Warnsignale. Führende Kooperationen wie Service-Bund stellen durch zentral koordinierte Qualitätssicherung sicher, dass alle Mitgliedsunternehmen einheitliche HACCP-Standards erfüllen.

IFS und BRC: Zusätzliche Zertifizierungen bewerten

Warum private Standards wichtig sind

HACCP ist gesetzliche Mindestanforderung. Viele professionelle Großhändler lassen ihre Systeme zusätzlich nach privaten Standards zertifizieren:

IFS Food (International Featured Standards):

Deutscher/europäischer Standard, entwickelt von Handelsverbänden
6 Qualitätsstufen (Foundation bis Higher Level)
Jährliche unangekündigte Audits ab zweitem Zyklus
Umfasst HACCP, Qualitätsmanagement, Ressourcenmanagement, Produktionsprozesse

BRC Global Standard for Food Safety:

Britischer Standard, international anerkannt
4 Zertifizierungsgrade (D bis AA)
Fokus auf Produktsicherheit, Qualität, betriebliche Abläufe
Ebenfalls jährliche Audits durch akkreditierte Stellen

QS-System (Qualität und Sicherheit):

Deutsches Prüfsystem für Lebensmittel
Vor allem bei Fleisch, Obst, Gemüse relevant
Stufenübergreifende Kontrollen vom Erzeuger bis zum Handel

Wie Sie Zertifikate prüfen

Checkliste Zertifikatsprüfung:

Gültigkeit: Ist das Zertifikat aktuell? (IFS/BRC: max. 12 Monate alt)
Scope: Deckt das Zertifikat alle Warengruppen ab, die Sie beziehen?
Zertifizierungsstelle: Ist die auditierende Stelle akkreditiert? (erkennbar an Akkreditierungssymbol, z. B. DAkkS in Deutschland)
Bewertung: Welches Level wurde erreicht? (IFS: mindestens "Higher Level"; BRC: mindestens Grad "B")
Abweichungen: Wurden im Audit Abweichungen festgestellt? Wurden diese nachweislich behoben?

Sie können die Gültigkeit von IFS-Zertifikaten in der IFS-Datenbank online überprüfen. Seriöse Großhändler stellen Ihnen auf Anfrage auch vollständige Auditberichte zur Verfügung.

Kühlkette und Temperaturmanagement: Praktische Kontrollen

Warum die Kühlkette so kritisch ist

Unterbrechungen der Kühlkette sind die häufigste Ursache für mikrobiellen Verderb und Lebensmittelinfektionen. Temperaturschwankungen begünstigen das Wachstum pathogener Keime wie Salmonellen, Listerien oder Campylobacter.

Anforderungen an Kühllogistik

Gesetzliche Temperaturvorgaben:

Leicht verderbliche Lebensmittel: max. +7°C (§ 4 LMHV)
Tiefkühlware: max. -18°C (kurzzeitig bis -15°C bei Transport zulässig)
Fleisch: max. +7°C (Hackfleisch/Geflügel: +4°C bzw. +2°C)

Was Großhändler dokumentieren müssen:

Lückenlose Temperaturprotokolle: Kontinuierliche Aufzeichnung in Kühlräumen, Kühlfahrzeugen
Validierte Messgeräte: Kalibrierte Thermometer (nach DIN EN 12830), regelmäßige Kalibrierungsnachweise
Alarmmanagement: Automatische Alarme bei Temperaturabweichungen, dokumentierte Reaktionszeiten
Transportprotokolle: Temperaturaufzeichnung während der gesamten Auslieferung

Was Sie bei Anlieferung prüfen sollten

Wareneingangs-Checkliste Kühlware:

Temperaturmessung: Stichprobenartige Kerntemperaturmessung bei Anlieferung (eigenes kalibriertes Thermometer)
Transportprotokoll: Nachweis lückenloser Kühlung während Transport
Verpackungsintegrität: Keine beschädigten, aufgetauten oder wieder eingefrorenen Produkte
Sensorische Prüfung: Geruch, Aussehen, Konsistenz
Dokumentation: Anliefertemperatur, Uhrzeit, ggf. Beanstandungen im eigenen Wareneingangsbuch festhalten

Fordern Sie vom Großhändler schriftlich zu, bei jeder Lieferung ein Temperaturprotokoll mitzuliefern. Seriöse Anbieter tun dies standardmäßig. Spezialisten wie SAPROS GmbH dokumentieren lückenlose Temperaturprotokolle von der Produktion bis zur Auslieferung in klimatisierten Räumen (12°C).

Kritische Fragen an den Großhändler

Wie oft werden Kühlfahrzeuge gewartet und validiert?
Gibt es Notfallpläne bei Kühlkettenunterbrechung (Fahrzeugausfall, Stromausfall)?
Wie werden Temperaturdaten archiviert? (Aufbewahrungspflicht mind. 2 Jahre)
Werden Fahrer in Kühlkettenmanagement geschult?

Rückverfolgbarkeit: One Step Back, One Step Forward

Gesetzliche Grundlage

Die EU-Basisverordnung 178/2002 verpflichtet alle Lebensmittelunternehmer zur Rückverfolgbarkeit. Das bedeutet: Jeder muss dokumentieren, von wem er Waren bezogen hat (one step back) und an wen er geliefert hat (one step forward).

Was Großhändler können müssen

Im Ernstfall - etwa bei einem Rückruf wegen Salmonellen-Verdacht - muss der Großhändler innerhalb von 4 Stunden folgende Informationen liefern:

Rückverfolgbarkeit (zurück zum Lieferanten):

Lieferant/Hersteller (Name, Adresse, Zulassungsnummer)
Produktbezeichnung, Chargennummer, MHD
Lieferdatum und Menge
Transporteur

Vorwärtsverfolgbarkeit (zu Ihnen als Kunde):

Kunde (Ihr Betrieb)
Lieferdatum, gelieferte Menge, Chargennummer
Lieferscheinnummer

Praktische Prüfung der Rückverfolgbarkeit

Test-Szenario: Wählen Sie bei einem Probeaudit ein beliebiges Produkt aus dem Lager des Großhändlers und bitten Sie um vollständige Rückverfolgung. Ein gut organisierter Betrieb kann Ihnen innerhalb von 30 Minuten lückenlose Dokumentation vorlegen.

Was Sie fordern sollten:

Digitalisierte Rückverfolgbarkeit (keine rein papierbasierte Archivierung)
Chargenverwaltung nach Warengruppen (besonders kritisch: Fleisch, Fisch, Ei-Produkte, Rohmilch)
Eindeutige Lieferschein- und Chargennummern auf allen Dokumenten
Schneller Datenzugriff (IT-System, ERP-Integration)

Rückrufmanagement: Der Ernstfall

Warum Rückrufprozesse existenziell sind

Ein Lebensmittelrückruf kann Ihren Betrieb schwer treffen - finanziell (Warenvernichtung, Umsatzausfall), rechtlich (Haftung) und rufmäßig. Ein Großhändler mit funktionierendem Rückrufmanagement minimiert Ihr Risiko erheblich.

Was ein professionelles Rückrufverfahren umfasst

Präventiv (bevor etwas passiert):

Schriftlich fixiertes Rückrufverfahren mit klaren Verantwortlichkeiten
Regelmäßige Rückruf-Übungen (Mock Recalls) - mindestens jährlich
24/7-Erreichbarkeit eines Krisenteams
Definierte Kommunikationswege (E-Mail, SMS, Telefon)

Reaktiv (im Ernstfall):

Sofortige Kundeninformation (binnen 4 Stunden nach Bekanntwerden)
Präzise Angabe betroffener Chargen und Liefertermine
Klare Anweisung: Ware sperren, nicht ausgeben, Rücksendung/Vernichtung
Bestätigung des Wareneingangs zurückgerufener Produkte
Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen

Checkliste: Rückrufvereinbarung mit dem Großhändler

Lassen Sie sich folgende Punkte schriftlich zusichern:

Unverzügliche Information bei Rückrufen (max. 4 Stunden)
Präzise Chargen- und Lieferdatenangaben
Kostenübernahme für betroffene Ware
Unterstützung bei behördlichen Meldungen
Dokumentation des Rückrufs für eigene Aufzeichnungen
Regelmäßige Teilnahme an Rückruf-Übungen

Vereinbaren Sie, dass der Großhändler Sie in seine Mock-Recall-Tests einbezieht. So können Sie die Funktionsfähigkeit der Prozesse live erleben.

Hygiene-Audits beim Großhändler: Was Sie sehen sollten

Warum Vor-Ort-Besuche unverzichtbar sind

Papier ist geduldig. Ein Besuch beim Großhändler zeigt Ihnen die gelebte Praxis. Planen Sie vor Vertragsabschluss mindestens einen Audit-Termin ein - idealerweise unangekündigt oder kurzfristig.

Checkliste für Ihren Hygiene-Audit

Gebäude und Infrastruktur:

Saubere, intakte Böden und Wände in Lager- und Kühlräumen
Funktionierende Schädlingskontrolle (Köder, Fallen, Monitoring-Dokumentation)
Strikte Trennung von Rein- und Unreinbereichen (z. B. bei Obst/Gemüse: Annahme vs. Lager)
Ausreichende Handwaschgelegenheiten mit Seife, Einmalhandtüchern, Desinfektionsmittel
Sanitäre Anlagen getrennt von Lebensmittelbereichen

Warenlagerung:

Ware auf Paletten (nicht bodenlagernd) mit ausreichend Wandabstand
First-In-First-Out-Prinzip (FIFO) erkennbar umgesetzt
Keine abgelaufenen Produkte im Lager
Getrennte Lagerung von Allergen-Produkten (z. B. Nüsse)
Temperaturüberwachung sichtbar (Thermometer, Datenlogger)

Personal und Hygienepraktiken:

Mitarbeiter in Schutzkleidung (Kittel, Haarnetz, ggf. Handschuhe)
Keine privaten Gegenstände (Schmuck, Uhren) im Produktionsbereich
Sichtbare Hygieneregeln (Aushänge, Schulungsunterlagen)
Dokumentierte Gesundheitschecks (§ 42/43 IfSG)

Reinigung und Desinfektion:

Schriftlicher Reinigungs- und Desinfektionsplan mit Frequenzen
Dokumentierte Durchführung (Checklisten)
Zugelassene Reinigungs- und Desinfektionsmittel (VAH-Liste, IHO-Liste)

Transport:

Saubere, intakte Kühlfahrzeuge
Funktionierende Kühlaggregate mit Temperaturaufzeichnung
Keine Mehrfachnutzung für lebensmittelfremde Güter

Warnzeichen, bei denen Sie abbrechen sollten

Unhygienische Zustände (Schimmel, Schädlingsbefall, Verschmutzungen)
Fehlende oder lückenhafte Dokumentation
Unwilligkeit, Fragen zu beantworten oder Bereiche zu zeigen
Mitarbeiter ohne Schulungsnachweise oder Hygienebewusstsein

Spezialfall: Bio- und QS-Zertifizierungen

Bio-Zertifizierung nach EU-Öko-Verordnung

Wenn Sie Bio-Produkte verarbeiten, muss auch Ihr Großhändler bio-zertifiziert sein (EU-Öko-Verordnung 2018/848). Gerade in Metropolen wie Berlin, München oder Hamburg finden Sie spezialisierte Bio-Großhändler mit entsprechender Zertifizierung. Achten Sie auf:

Gültige Bio-Zertifikatsnummer (DE-ÖKO-XXX)
Jährliche Kontrollen durch zugelassene Kontrollstelle
Getrennte Lagerung von Bio- und konventioneller Ware (oder zeitliche Trennung mit Reinigung)
Rückverfolgbarkeit für Bio-Chargen (separate Dokumentation)

Die Kontrollstellen-Nummer muss auf allen Lieferscheinen für Bio-Ware angegeben sein.

QS-Zertifizierung für Fleisch und Frischprodukte

Das QS-System (Qualität und Sicherheit) ist in Deutschland weit verbreitet, besonders bei:

Fleisch und Fleischwaren
Obst, Gemüse, Kartoffeln
Milch und Molkereiprodukten

Vorteile für Sie:

Durchgängige Kontrollen vom Erzeuger bis zum Handel
Zusätzliche Salmonellen- und Antibiotika-Überwachung bei Fleisch
Rückstandskontrollen bei Obst/Gemüse

Fragen Sie nach der QS-Teilnahmeberechtigung und der letzten Audit-Bewertung.

Lieferantenmanagement: Kontinuierliche Überwachung

Einmaliger Audit reicht nicht

Lebensmittelsicherheit ist ein kontinuierlicher Prozess. Etablieren Sie ein strukturiertes Lieferantenmanagement:

Jährlich:

Erneute Zertifikatsprüfung (IFS, BRC, Bio, QS)
Vor-Ort-Audit oder zumindest Dokumentenaudit
Bewertung der Lieferperformance (Reklamationsquote, Kühlketten-Abweichungen)

Quartalsweise:

Stichprobenhafte Wareneingangsprüfungen mit Temperaturmessung
Prüfung der Temperaturprotokolle

Bei jeder Lieferung:

Sensorische Prüfung
Temperaturkontrolle
Dokumentation im Wareneingangsbuch

Anlassbezogen:

Sofortiger Re-Audit bei schwerwiegenden Mängeln (z. B. Kühlkettenunterbrechung, Rückruf)
Austausch bei wiederholten Problemen

Premium-Anbieter wie BOS Food bieten zusätzlich umfassende Qualitätsberatung und HACCP-Compliance-Unterstützung für ihre Kunden.

Lieferantenbewertung: Einfaches Scoring-Modell

Erstellen Sie eine standardisierte Lieferantenbewertung (1 = mangelhaft, 5 = ausgezeichnet):

Kriterium	Gewichtung	Bewertung (1-5)	Gewichtete Punktzahl
Zertifizierungsstatus (IFS/BRC/QS)	25%
Kühlkettenmanagement	20%
Rückverfolgbarkeit	15%
Hygiene vor Ort	15%
Dokumentationsqualität	10%
Reklamationsbearbeitung	10%
Preis-Leistungs-Verhältnis	5%
Gesamt	100%

Interpretation:

4,0-5,0: Exzellenter Partner
3,0-3,9: Akzeptabel, Verbesserungspotenzial
<3,0: Lieferantenwechsel erwägen

Rechtliche Haftung und Dokumentationspflichten

Ihre Sorgfaltspflicht als Abnehmer

Auch wenn Ihr Großhändler HACCP-zertifiziert ist, entbindet Sie das nicht von Ihrer eigenen Sorgfaltspflicht. Dokumentieren Sie:

Lieferantenauswahl: Warum haben Sie diesen Großhändler gewählt? (Zertifikate, Audit-Ergebnisse)
Wareneingangsprüfungen: Temperatur, Sensorik, MHD-Kontrollen
Reklamationen: Mängel und Reaktion des Lieferanten
Schulungen: Ihre Mitarbeiter müssen geschult sein, Wareneingänge korrekt zu prüfen

Diese Dokumentation schützt Sie im Schadensfall: Sie können nachweisen, dass Sie "nach bestem Wissen und Gewissen" gehandelt haben.

Haftung bei Lebensmittelskandalen

Grundsatz: Der Inverkehrbringer haftet - also Sie, wenn Sie die Speisen an Gäste ausgeben.

Ausnahmen/Entlastung:

Sie können nachweisen, dass die Kontamination bereits beim Großhändler vorlag
Sie haben alle zumutbaren Kontrollen durchgeführt (Wareneingangsprüfung, Lieferantenaudit)
Sie haben die Ware ordnungsgemäß gelagert und verarbeitet

Regressansprüche: Können Sie eine Lieferantenschuld nachweisen, haben Sie Regressansprüche. Deshalb ist lückenlose Dokumentation so wichtig.

Checkliste: Lebensmittelsicherheit bei der Lieferantenauswahl

Nutzen Sie diese Checkliste bei der Bewertung eines neuen Großhändlers:

Pflicht-Nachweise (K.O.-Kriterien)

Gültige Betriebszulassung / Registrierung beim Veterinäramt
Vollständiges HACCP-Konzept (aktuell, nicht älter als 12 Monate)
Schulungsnachweise Mitarbeiter (Infektionsschutz, HACCP)
Temperaturprotokolle Kühlräume und Transporte (letzten 3 Monate)
Rückverfolgbarkeitssystem (Test durchgeführt)

Zusatz-Zertifizierungen (stark empfohlen)

IFS Food oder BRC-Zertifikat (Level "Higher" bzw. Grad "B" oder besser)
QS-Zertifizierung (bei Fleisch, Obst, Gemüse)
Bio-Zertifizierung (falls Sie Bio-Produkte beziehen)
Externe Audit-Berichte einsehbar

Kühlkettenmanagement

Kalibrierte Messgeräte (Nachweise)
Automatische Temperaturalarme
Temperaturprotokoll bei jeder Lieferung
Notfallpläne bei Kühlkettenunterbrechung

Rückruf- und Krisenmanagement

Schriftliches Rückrufverfahren vorhanden
Regelmäßige Mock Recalls (Nachweis)
24/7-Krisenkontakt
Vereinbarung zur Kundeninformation (max. 4 Stunden)

Hygiene vor Ort (Audit)

Saubere, intakte Räumlichkeiten
Schädlingsmonitoring dokumentiert
Funktionierende Kühlinfrastruktur
Personal geschult und in Schutzkleidung
FIFO-Prinzip umgesetzt

Dokumentation und Transparenz

Digitale Rückverfolgbarkeit
Vollständige Lieferscheine mit Chargen-/Losnummern
Bereitschaft zu regelmäßigen Re-Audits
Transparente Kommunikation bei Problemen

Fazit: Lebensmittelsicherheit als Partnerschaft

Die Wahl eines Großhändlers mit hohen Lebensmittelsicherheitsstandards ist eine Investition in die Zukunft Ihres Betriebs. Professionelle Partner verstehen HACCP, Kühlkettenmanagement und Rückverfolgbarkeit nicht als bürokratische Pflicht, sondern als gemeinsame Verantwortung.

Handlungsempfehlungen:

Vor Vertragsabschluss: Führen Sie einen Hygiene-Audit beim Großhändler durch. Verlangen Sie alle relevanten Zertifikate und Nachweise.
Vertraglich regeln: Definieren Sie Anforderungen an Temperaturprotokolle, Rückrufinformationen und Dokumentation schriftlich.
Kontinuierlich überwachen: Etablieren Sie standardisierte Wareneingangskontrollen und eine jährliche Lieferantenbewertung.
Dokumentieren Sie alles: Ihre Sorgfaltsdokumentation schützt Sie rechtlich und ermöglicht schnelle Reaktion im Ernstfall.
Partnerschaftlich denken: Kommunizieren Sie offen mit Ihrem Großhändler über Erwartungen und arbeiten Sie gemeinsam an kontinuierlicher Verbesserung.

Für regionale Marktübersichten mit HACCP-geprüften Lieferanten siehe unsere Übersichten für Lebensmittel-Großhandel Berlin, Großhändler in München oder Hamburger Anbieter.

Lebensmittelsicherheit ist kein Wettbewerbsnachteil - sie ist die Basis für langfristiges Vertrauen Ihrer Gäste und den nachhaltigen Erfolg Ihres gastronomischen Betriebs.

Quellen

Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene (EU-Hygiene-Verordnung), abgerufen am 15.01.2025
Verordnung (EG) Nr. 178/2002 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze des Lebensmittelrechts (EU-Basis-Verordnung), abgerufen am 15.01.2025
Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV), § 4 Anforderungen an Temperaturen, abgerufen am 15.01.2025
Infektionsschutzgesetz (IfSG), §§ 42-43 Belehrung und Beschäftigungsverbote, abgerufen am 15.01.2025
DIN EN 12830 Temperaturregistriergeräte für den Transport, die Lagerung und die Verteilung von gekühlten, gefrorenen und tiefgefrorenen Lebensmitteln, abgerufen am 15.01.2025
IFS Management GmbH: IFS Food Standard Version 8, https://www.ifs-certification.com, abgerufen am 15.01.2025
BRC Global Standards: BRC Global Standard for Food Safety Issue 9, https://www.brcgs.com, abgerufen am 15.01.2025
QS Qualität und Sicherheit GmbH: QS-Leitfaden Großhandel, https://www.q-s.de, abgerufen am 15.01.2025
Verordnung (EU) 2018/848 über die ökologische/biologische Produktion (EU-Öko-Verordnung), abgerufen am 15.01.2025
Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL): Leitlinien für gute Hygienepraxis, https://www.bvl.bund.de, abgerufen am 15.01.2025