Lebensmittellieferanten für die Restaurant-Eröffnung: Kundenkonto, Erstbestellung und Lieferkosten im Großhandel

Zusammenfassung: Wer ein Restaurant, Café oder einen Imbiss eröffnet, sollte etwa acht Wochen vor dem ersten Gast mit der Lieferantensuche beginnen. Für ein Kundenkonto im Großhandel reichen meist Gewerbenachweis und Ausweis; für Lieferung auf Rechnung prüfen die Händler zusätzlich die Bonität. Die großen Zustellgroßhändler liefern ab bestimmten Bestellwerten frei Haus: laut eigenen Angaben METRO ab 700 Euro netto (mit Liefervertrag) und Transgourmet ab 450 Euro netto. CHEFS CULINAR berechnet je Lieferung eine Gebühr von 10 oder 20 Euro netto, je nach Bestellwert (Stand: September 2026). Bewährt hat sich ein Mix aus einem Vollsortimenter, ein bis zwei Frischespezialisten und einem Abholmarkt für Nachkäufe. Die Wareneingangskontrolle nach HACCP gilt ab der ersten Lieferung.

Dieser Ratgeber richtet sich an Gründerinnen und Gründer in der Gastronomie. Er ergänzt den Vergleich von Auswahlkriterien für Großhändler und den Leitfaden zu Konditionen und Preistransparenz, die beide von einem laufenden Betrieb ausgehen. Hier geht es um die Besonderheiten einer Neugründung: Sie haben noch keine Umsatzhistorie, kein eingespieltes Bestellvolumen und wenig Verhandlungsmacht.

Wann Sie mit der Lieferantensuche beginnen sollten

Die Lieferantensuche hängt an zwei Voraussetzungen. Die erste ist ein Gewerbenachweis, denn ohne ihn eröffnen die meisten Großhändler kein Konto. Die zweite ist eine fertige Speisekarte, denn erst aus ihr ergeben sich Sortiment, Mengen und Lieferrhythmus. Sinnvoll ist deshalb diese Reihenfolge: Konzept und Karte festlegen, Gewerbe anmelden, Lieferanten anfragen, Konten eröffnen, testen, Erstbestellung.

Nach § 14 Abs. 1 der Gewerbeordnung ist der Beginn eines stehenden Gewerbes der zuständigen Behörde "gleichzeitig" anzuzeigen, also spätestens mit Betriebsbeginn [3]. Viele Großhändler verlangen die Gewerbeanmeldung aber schon für die Kundenkarte. Melden Sie das Gewerbe deshalb so früh an, wie es Ihr Mietvertrag und Ihre Planung erlauben.

Unterlagen: Was der Großhandel verlangt und was die Behörden verlangen

Zwei Dinge werden in der Praxis oft vermischt: die Unterlagen, die ein Händler für das Kundenkonto sehen will, und die Pflichten, die Sie gegenüber den Behörden haben. Der Händler prüft Letztere meist nicht. Bei einer Kontrolle zählen sie trotzdem.

Für das Kundenkonto beim Großhändler

Für Neugründungen ist das unkompliziert, denn eine frische Gewerbeanmeldung ist nie älter als zwei Jahre. Wer für einen Mitgesellschafter oder die Küchenleitung eine zweite Einkaufskarte braucht, sollte die Vollmacht gleich mitbringen.

Der Zustellgroßhandel mit Lieferung auf Rechnung prüft genauer. Transgourmet behält sich in seinen AGB vor, bei allen unbaren Zahlarten und bei Stundung Bank- oder Wirtschaftsauskünfte zur Bonitätsprüfung einzuholen [1]. CHEFS CULINAR kann laut AGB eine Lieferung bei mangelnder Bonität ablehnen oder nur gegen Barzahlung ausführen. Die Zahlung erfolgt dort grundsätzlich per Bankabruf, also Lastschrift [2]. Planen Sie deshalb ein SEPA-Firmenlastschriftmandat und ein Geschäftskonto mit ausreichendem Rahmen ein. Rechnen Sie außerdem damit, dass die ersten Lieferungen ohne Zahlungshistorie nur gegen Lastschrift, Vorkasse oder bar möglich sind.

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist für den Einkauf bei deutschen Händlern keine Voraussetzung. Das Bundeszentralamt für Steuern erteilt sie zusätzlich zur Steuernummer, benötigt wird sie für Lieferungen und Leistungen innerhalb des EU-Binnenmarkts [7]. Relevant wird sie etwa, wenn Sie Spezialitäten direkt bei einem Lieferanten in Italien oder Spanien bestellen möchten. Beantragen Sie sie in diesem Fall mit der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt.

Pflichten gegenüber den Behörden

• Registrierung des Lebensmittelbetriebs: Nach Art. 6 Abs. 2 VO (EG) Nr. 852/2004 müssen Lebensmittelunternehmer ihre Betriebe der zuständigen Behörde "zwecks Eintragung" melden, und zwar in der von dieser Behörde verlangten Weise [8]. Laut BVL gilt das für jede Betriebsstätte, auch für nur zeitweise genutzte Lagerräume [9]. Die Lebensmittelüberwachung vor Ort, etwa die des Landkreises Ammerland, verlangt die Meldung vor Aufnahme der Tätigkeit und nennt Gaststätten ausdrücklich [10]. Das Formular erhalten Sie bei Ihrem Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt.
• Belehrung nach § 43 IfSG: Wer in der Küche mit den in § 42 IfSG genannten Lebensmitteln arbeitet, darf diese Tätigkeit erstmalig nur mit einer Bescheinigung des Gesundheitsamts oder eines beauftragten Arztes ausüben. Die Bescheinigung darf bei Arbeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein. Arbeitgeber müssen danach alle zwei Jahre erneut belehren und dies dokumentieren. Bescheinigung und letzte Dokumentation sind im Betrieb aufzubewahren [11]. Legen Sie die Termine so, dass das gesamte Küchenteam vor dem Probebetrieb belehrt ist.
• HACCP-Eigenkontrollen: Art. 5 VO (EG) Nr. 852/2004 verpflichtet Lebensmittelunternehmer, Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen einzurichten und zu dokumentieren, angemessen nach Art und Größe des Betriebs [12]. Das betrifft auch die Warenannahme (siehe unten).

Lieferkosten und Mindestbestellwerte: Was die großen Zustellgroßhändler veröffentlichen

Die Frage "Für welchen Betrag muss ich bestellen?" beantworten die meisten Händler erst im Angebotsgespräch. Drei große Gastronomie-Großhändler nennen ihre Grundregeln aber öffentlich:

Was das für ein neues Restaurant bedeutet:

• Bestellwert und Lieferrhythmus hängen zusammen. Ein kleines Café, das pro Woche Ware für wenige hundert Euro braucht, erreicht die Frei-Haus-Schwellen nur, wenn es seltener und dafür größer bestellt. Das geht bei Trockenware und Tiefkühlkost, bei Salat und Fisch dagegen nicht. Rechnen Sie Ihren erwarteten Wochenbedarf je Warengruppe durch, bevor Sie einen Lieferrhythmus vereinbaren.
• Lieferung ohne Mindestbestellwert bedeutet in der Regel: Lieferung mit Gebühr. Ob 20 Euro pro Stopp günstiger sind als die Fahrt zum Großmarkt, hängt von Entfernung, Personalzeit und Menge ab.
• Anbruchzuschläge fallen an, wenn Sie weniger als eine Herstellereinheit bestellen. Bei geringen Mengen lohnt sich daher der Blick auf kleinere Gebindegrößen.
• Rahmenkonditionen sind verhandelbar, wenn Sie ein realistisches Jahresvolumen vorlegen. Ohne Umsatzhistorie ist Ihr bestes Argument ein Mengengerüst aus der Speisekarte (Portionen × erwartete Covers × Wareneinsatz). Wie Sie Angebote danach vergleichen und welche Nebenkosten Sie abfragen sollten, steht im Ratgeber zu Konditionen und versteckten Kosten.

Außer bei den genannten Anbietern fanden wir bei den großen Gastronomie-Großhändlern keine öffentlich genannten Mindestbestellwerte. Regionale Händler legen Liefertage und Mindestmengen meist pro Tour fest. Fragen Sie deshalb immer konkret nach Liefertagen für Ihre Adresse, Bestellschluss, Mindestbestellwert, Liefergebühr unterhalb der Schwelle und Zuschlägen.

Lieferanten-Mix: Vollsortimenter, Spezialisten und Abholmarkt

Nur einen Lieferanten zu haben ist bequem, aber riskant, und für Frischware oft nicht die beste Lösung. Für die meisten Neueröffnungen bewährt sich eine Aufteilung in drei Rollen:

Im Verzeichnis sind über 800 Händler mit der Zielgruppe Gastronomie gelistet. Über 500 davon bieten einen Lieferservice an. Jeweils über 300 Händler führen einen Abholmarkt oder bieten Online-Bestellung an. Zu den überregionalen Zustellgroßhändlern für die Gastronomie zählen unter anderem Transgourmet, CHEFS CULINAR, Service-Bund und EDEKA Foodservice. Im Abholgroßhandel ist zum Beispiel Selgros mit eigenen Märkten vertreten.

Frische-Spezialisten finden Sie über die Kategorien Obst & Gemüse, Fleisch und Backwaren. Für die Getränkeversorgung gibt es den Hub Getränke, Hintergrund liefert der Ratgeber zum Getränke-Großhandel. Wer eine internationale Küche plant, wird oft bei Spezialisten für internationale Lebensmittel fündig.

Erstbestellung und Grundausstattung

Die Erstbestellung ist größer als jede spätere, weil das Lager von null aufgefüllt wird. Verteilen Sie sie nach Haltbarkeit auf mehrere Termine:

1. Non-Food und Verbrauchsmaterial (2-3 Wochen vorher): Reinigungs- und Desinfektionsmittel, Handschuhe, Folien, Beutel und Etiketten für die Datumskennzeichnung, Servietten, To-go-Verpackungen, Thermometer für die Wareneingangskontrolle.
2. Trockenware und Konserven (1-2 Wochen vorher): Mehl, Reis, Pasta, Öle, Essig, Gewürze, Konserven, Saucenbasen. Die Mengen ergeben sich aus der Speisekarte. Kalkulieren Sie für den Start eher knapp, denn Nachbestellen ist einfacher als Ware abzuschreiben.
3. Tiefkühlware und Getränke (einige Tage vorher): Voraussetzung sind fertig eingemessene und laufende Kühl- und TK-Geräte. Bei Getränken das Leergut und Pfand einplanen.
4. Frischware (1-2 Tage vor dem Probebetrieb): Obst, Gemüse, Fleisch, Fisch und Molkereiprodukte erst dann, wenn die Küche wirklich produziert.

Legen Sie im Webshop oder beim Außendienst früh einen Ordersatz an, also Ihre Standardartikelliste mit Artikelnummern und Gebindegrößen. METRO etwa bietet an, den ersten Ordersatz gemeinsam mit dem Kundenmanager zu erstellen [14]. Mit einem Ordersatz werden Folgebestellungen schneller und weniger fehleranfällig. Welche Funktionen ein Bestellsystem dafür haben sollte, beschreibt der Ratgeber zu Online-Bestellsystemen.

Testphase: Lieferanten vor der Eröffnung prüfen

Für ein Restaurant ohne Historie ist eine kurze Testphase das beste Mittel, um Angebote vergleichbar zu machen:

• Musterbestellung: Bestellen Sie bei zwei oder drei Anbietern dieselben fünf bis zehn Kernartikel (z. B. Frittieröl, Hähnchenbrust, Tomaten, Mozzarella, Kaffee). Vergleichen Sie Preis pro Kilogramm oder Portion, Qualität und Ausbeute, nicht nur den Listenpreis.
• Liefertreue: Kam die Ware im vereinbarten Zeitfenster? Waren Fehlmengen und Ersatzartikel angekündigt? Worauf Sie bei Lieferfenstern und Service-Levels achten sollten, erklärt der Ratgeber zu Lieferfenstern und SLAs.
• Reklamationen: Testen Sie den Ablauf einmal bewusst. Wie schnell gibt es eine Gutschrift oder einen Ersatz?
• Kühlung beim Transport: Messen Sie bei der Anlieferung die Temperatur und schauen Sie sich das Fahrzeug an.

Nutzen Sie auch den Probebetrieb, etwa ein Friends-and-Family-Essen, als echten Lieferanten-Test mit echten Mengen.

Wareneingang und HACCP ab der ersten Lieferung

Die Pflichten beim Wareneingang beginnen mit der ersten Kiste. Nach Anhang II Kapitel IX Nr. 1 VO (EG) Nr. 852/2004 darf ein Lebensmittelunternehmer keine Rohstoffe annehmen, die erkennbar oder voraussichtlich so kontaminiert oder verdorben sind, dass das Endprodukt nicht mehr zum Verzehr geeignet wäre. Nach Nr. 5 darf die Kühlkette nicht unterbrochen werden [12]. Nach Art. 18 Abs. 2 VO (EG) Nr. 178/2002 müssen Sie außerdem jeden Lieferanten benennen können, von dem Sie ein Lebensmittel erhalten haben [15]. Lieferscheine und Rechnungen sind damit Teil Ihrer Dokumentation.

Für den Start genügt ein einfaches Wareneingangsprotokoll mit Datum, Lieferant, Artikel, Temperatur, Mindesthaltbarkeits- bzw. Verbrauchsdatum, Zustand der Verpackung und Kürzel der annehmenden Person. Die konkreten Temperaturgrenzen je Warengruppe und die Anforderungen an Kühlfahrzeuge stehen im Ratgeber zur Kühlkette im Großhandel. Welche Nachweise Sie vom Lieferanten verlangen können, erklärt der Beitrag zur HACCP-Zertifizierung.

Wichtig: Mängel sofort rügen. Transgourmet schließt in seinen AGB die Haftung für erkennbare Mängel, Falschlieferungen und Fehlmengen aus, wenn diese nicht unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Abnahme, gerügt werden [1]. CHEFS CULINAR verlangt, erkennbare Mängel unverzüglich nach der Anlieferung schriftlich anzuzeigen [2]. Vermerken Sie Abweichungen deshalb direkt auf dem Lieferschein und fotografieren Sie sie. Wer Ware annimmt, sollte das wissen und dafür eingewiesen sein.

Checkliste: Zeitplan für die Lieferanten vor der Eröffnung

8 Wochen vorher

• Speisekarte und Konzept festlegen, Mengengerüst je Warengruppe schätzen
• Gewerbeanmeldung vorbereiten bzw. einreichen, Geschäftskonto eröffnen
• Registrierung bei der Lebensmittelüberwachung klären (Formular, Zeitpunkt)
• Liefergebiet prüfen: Welche Zustellgroßhändler fahren Ihre Adresse an?

6 Wochen vorher

• 3-5 Anbieter anfragen: Vollsortimenter, Frische-Spezialisten, Getränke
• Konditionen abfragen: Liefertage, Bestellschluss, Mindestbestellwert, Liefergebühr, Zahlungsziel, Zuschläge
• Kundenkarte beim nächstgelegenen Abholmarkt beantragen

4 Wochen vorher

• Kundenkonten eröffnen, SEPA-Mandate erteilen, Bonitätsprüfung abwarten
• Webshop-Zugänge einrichten, Ordersätze anlegen
• Belehrungstermine nach § 43 IfSG für das Team vereinbaren
• HACCP-Konzept und Wareneingangsprotokoll erstellen

2-3 Wochen vorher

• Musterbestellungen auswerten, Hauptlieferanten festlegen
• Non-Food und Verbrauchsmaterial anliefern lassen
• Kühl- und TK-Geräte in Betrieb nehmen, Thermometer bereitlegen

1 Woche vorher

• Trockenware, TK und Getränke anliefern lassen
• Liefertage und Zeitfenster für die ersten Betriebswochen fest vereinbaren
• Team in die Warenannahme und die Rügefristen einweisen

1-2 Tage vorher

• Frischware für den Probebetrieb
• Ersten Wareneingang vollständig protokollieren

Nach 4-6 Wochen Betrieb

• Tatsächliche Mengen mit der Planung vergleichen, Lieferrhythmus anpassen
• Mit Verbrauchsdaten Konditionen nachverhandeln

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Häufige Fragen

Welche Unterlagen brauche ich, um bei einem Lebensmittelgroßhändler Kunde zu werden? In der Regel einen Gewerbenachweis (Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug) und einen Lichtbildausweis. METRO verlangt bei Dokumenten, die älter als zwei Jahre sind, zusätzlich einen aktuellen Nachweis, etwa die letzte Umsatzsteuervoranmeldung. Für die Belieferung auf Rechnung kommen meist eine Bonitätsprüfung und ein Lastschriftmandat hinzu.

Ab welchem Betrag liefert Transgourmet frei Haus? Laut den Allgemeinen Liefer- und Zahlungsbedingungen der Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG (Abruf: 28.09.2026) erfolgt die Lieferung ab einem Mindestbestellwert von 450 Euro netto frei Haus, ohne Tabakwaren und Leergut. Darunter wird eine Lieferpauschale erhoben, deren Höhe in den AGB nicht beziffert ist.

Gibt es Lebensmittelgroßhandel mit Lieferung ohne Mindestbestellwert für die Gastronomie? Einige Anbieter liefern auch kleine Mengen, berechnen dann aber eine Liefergebühr. CHEFS CULINAR etwa nennt in seinen AGB (Stand April 2026) 20 Euro netto je Lieferung bis 500 Euro Stoppwert und 10 Euro darüber. Für sehr kleine Mengen ist ein Abholmarkt (Cash & Carry) oft die günstigere Lösung.

Wann sollte ich mich vor der Eröffnung um Lieferanten kümmern? Planen Sie etwa acht Wochen ein: Gewerbeanmeldung und Registrierung bei der Lebensmittelüberwachung vorbereiten, Angebote einholen, Kundenkonten eröffnen, Musterbestellungen testen und die Erstbestellung so legen, dass Frischware erst kurz vor dem Probebetrieb ankommt.

Muss ich meinen Betrieb bei der Lebensmittelüberwachung anmelden, bevor ich Ware bestelle? Nach Art. 6 Abs. 2 VO (EG) Nr. 852/2004 muss jeder Lebensmittelbetrieb der zuständigen Behörde zur Registrierung gemeldet werden; Behörden wie der Landkreis Ammerland verlangen die Meldung vor Aufnahme der Tätigkeit. Großhändler fordern den Nachweis meist nicht an, die Pflicht besteht aber unabhängig davon.

Quellen

1. Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG: Allgemeine Liefer- und Zahlungsbedingungen für den Zustell- und Abholgroßhandel. https://www.transgourmet-deutschland.de/allgemeine-liefer-und-zahlungsbedingungen (Abruf: 2026-09-28)
2. CHEFS CULINAR: Allgemeine Geschäftsbedingungen Großhandel, Stand April 2026. https://www.chefsculinar.de/agb-gh.htm (Abruf: 2026-09-28)
3. § 14 Gewerbeordnung (GewO), Anzeigepflicht. https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__14.html (Abruf: 2026-09-28)
4. METRO Deutschland: Wie werde ich METRO Kunde? https://help.metro.de/de/support/solutions/articles/15000061205-wie-werde-ich-metro-kunde- (Abruf: 2026-09-28)
5. Selgros: Kundenkarte beantragen. https://www.selgros.de/kundenkarte (Abruf: 2026-09-28)
6. Transgourmet Cash & Carry Koblenz. https://www.transgourmet.de/cash-carry (Abruf: 2026-09-28)
7. Bundeszentralamt für Steuern: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer/umsatzsteuer-identifikationsnummer_node.html (Abruf: 2026-09-28)
8. Verordnung (EG) Nr. 852/2004, Artikel 6. https://vorschriften.bgn-branchenwissen.de/daten/gv/eg_2004_852/6.htm (Abruf: 2026-09-28)
9. BVL: Wer muss sich registrieren lassen? https://www.bvl.bund.de/SharedDocs/FAQ/DE/02_Unternehmer/01_Lebensmittel/11_FAQ_Gesetze_Pflichten_fuer_LM-Unternehmen/02_FAQ_Pflichten_Lebensmittelunternehmen.html (Abruf: 2026-09-28)
10. Landkreis Ammerland: Lebensmittelbetriebe registrieren lassen. https://www.ammerland.de/Service/Serviceportal/Lebensmittelbetriebe-registrieren-lassen.php?ModID=10&FID=2843.2535.1&call=1 (Abruf: 2026-09-28)
11. § 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG), Belehrung, Bescheinigung des Gesundheitsamtes. https://www.gesetze-im-internet.de/ifsg/__43.html (Abruf: 2026-09-28)
12. Verordnung (EG) Nr. 852/2004, Artikel 5 und Anhang II Kapitel IX. https://vorschriften.bgn-branchenwissen.de/daten/gv/eg_2004_852/5.htm und https://gesetze.legal/eu/vo_eg_2004_852/anhang_ii (Abruf: 2026-09-28)
13. METRO Deutschland: Was kostet die Lieferung? https://help.metro.de/de/support/solutions/articles/15000061193-was-kostet-die-lieferung- (Abruf: 2026-09-28)
14. METRO Deutschland: Wie kann ich Lieferservice Kunde werden? / Kann ich eine einmalige Bestellung liefern lassen? https://help.metro.de/de/support/solutions/articles/15000048862-wie-kann-ich-lieferservice-kunde-werden- und https://help.metro.de/de/support/solutions/articles/15000061199-kann-ich-eine-einmalige-bestellung-liefern-lassen- (Abruf: 2026-09-28)
15. Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Artikel 18 (Rückverfolgbarkeit). https://gesetze.legal/eu/vo_eg_2002_178/18 (Abruf: 2026-09-28)